Gewinnbringender Vertrieb besteht aus mehreren Schritten

Abschlüsse müssen reifen. Dies gilt ganz besonders im B2B-Bereich, in dem ein getätigter Abschluss häufig mit hohen Kosten verbunden ist. Eine Erfolgschance durchläuft in der Regel auf ihrem Weg durch den Vertriebstrichter verschiedene Stadien, bis sie schließlich am Trichterboden angelangt und zum Neukunden wird. Ein gewonnener Lead sollte in jeder Phase regelmäßig durch individuelle Vertriebsverstärker angesprochen und so nach und nach erfolgreich zum Abschluss gebracht werden. Für Sie als Vertriebsleiter oder Vertriebsmitarbeiter bedeutet dies, dass Sie jede Verkaufschance mehrmalig ansprechen, wobei ein Schritt logisch auf dem nächsten aufbaut. Alle einzelnen Schritte zusammen bilden eine sogenannte Vertriebskette. Ähnlich wie eine echte Kette alle Kettenglieder benötigt, um getragen zu werden, braucht eine Vertriebskette jede einzelne Maßnahme, um zum erfolgreichen Abschluss zu kommen. Vertriebsketten sind individuell und je nach Lead unterschiedlich lang. Das Ende ist erreicht, wenn der Lead entweder einen Abschluss getätigt oder eine definitive Absage erteilt hat.

Was sind Vertriebsverstärker?

Vertriebsverstärker sind gezielt platzierte Verkaufstrigger. Sie sorgen dafür, dass Sie bei potenziellen Neukunden permanent präsent sind: Auch dann, wenn echter Bedarf entsteht und ein Lead ernsthaft über den Erwerb eines bestimmten Produktes oder einer bestimmten Dienstleistung nachdenkt. Ähnlich wie im Online-Vertrieb die Website Ihres Unternehmens bei der Recherche von Ihrer Zielgruppe gefunden wird, gewährleisten im klassischen Vertrieb Vertriebsverstärker den Kundenkontakt in der Bedarfsphase. Da viele Unternehmen nicht nachfassen und der Kontakt zum Lead gewissermaßen im Sand versickert, haben Sie durch vertriebliche Follow-up Maßnahmen deutliche Vorteile gegenüber dem Wettbewerb. In den meisten Fällen erzielen die Unternehmen den Abschluss, die in fortlaufendem Kontakt zur Verkaufschance stehen.

So finden Sie die richtigen Verkaufs-Trigger

Erfolgreiche Vertriebsverstärker schaffen den Spagat zwischen Kundenpräsenz und Aufdringlichkeit. Sie sollten individuell auf den jeweiligen Lead zugeschnitten werden, denn nur so haben Sie die Chance, auch im Bedarfsfall im Gedächtnis potenzieller Neukunden zu bleiben. In der Praxis bedeutet dies „dranbleiben“. Nach jedem erfolgreich umgesetzten Vertriebsverstärker überlegen Sie sich – so lange der Eindruck noch frisch ist – sofort eine passende und sinnvolle Follow-up Maßnahme, die Sie zu einem festen Termin durchführen. Sie setzen sich bewusst mit Ihrem Lead auseinander und verzichten auf Standard Follow-ups, die unter Umständen auch der Wettbewerb wählt. Überlegen Sie sich, in welcher Phase des Vertriebstrichters sich Ihre Erfolgschance gerade befindet und wählen einen passenden Nachfolge-Trigger. Denken Sie daran, dass nicht alle Vertriebsverstärker für jede Vertriebsphase geeignet sind. Einen Erstkontakt sprechen Sie anders an, als einen Lead, der bereits kurz vor dem Abschluss steht. Nachfolgend ein kurzer Überblick:

Relativ „junger“ Lead, oberes Drittel des Vertriebstrichters

Ihr Lead ist interessiert an Informationen. Geeignete Trigger sind Whitepaper, Checklisten, eBooks, Datenblätter, Tag der offenen Tür, etc.

Mittelalter Lead, mittleres Drittel des Vertriebstrichters

Ihre Opportunity bewertet bereits Ihr Angebot und benötigt Entscheidungshilfen. Webinare, Factsheets, Kundenreferenzbesuche und Informationsgespräche beweisen Ihre Kompetenz als Anbieter und schaffen Vertrauen.

Reifer Lead, unteres Drittel des Vertriebstrichters

Ihre Verkaufschance steht kurz vor dem Abschluss. Forcieren Sie die Entscheidung durch kostenlose Proben und Gutscheine im B2C-Bereich und durch Testversionen, Seminareinladungen und Demos im B2B-Bereich.

Achten Sie ebenso darauf, dass Ihre Vertriebsmitarbeiter die Folgeaktionen dokumentieren und besprechen Sie diese vor der Durchführung. So vermeiden Sie unpassende Follow-up Maßnahmen und erhöhen die vertriebliche Erfolgsquote.

Transparenz durch CRM-Systeme

Verwalten Sie alle Vertriebsmaßnahmen in einem CRM-System, denn nur so behalten Sie langfristig den Überblick und vergessen auch an hektischen Tagen keine geplante Maßnahme. Der verantwortliche Mitarbeiter wird vom CRM-System rechtzeitig an den geplanten Vertriebsverstärker erinnert. Ebenso haben Sie die Möglichkeit, die Effektivität Ihrer Follow-up Aktionen zu messen, zu analysieren und ggf. zu optimieren.

In 7 Schritten zum Neukunden

Erfolgreiche Vertriebsketten werden individuell zusammengestellt. Angenommen, Sie vertreiben hochwertige Büromöbel und ein potenzieller Neukunde hat über Ihre Website einen Katalog angefordert. Ihre persönliche Vertriebskette könnte folgendermaßen aussehen:

1.  Sie bedanken sich für das Interesse und versenden Ihren aktuellen Katalog an die Assistentin der Geschäftsleitung, die Sie auch über das Kontaktformular angeschrieben hatte.
2. Nach rund 5 Tagen rufen Sie die Assistentin an und fragen nach, ob der Katalog gefallen hat. Während des Gesprächs merken Sie allerdings, dass eine Assistentin ohne Entscheidungsbefugnisse nicht die richtige Ansprechpartnerin für Sie ist. Sie vereinbaren einen Telefontermin mit dem Geschäftsführer.
3. 2 Wochen später kontaktieren Sie Geschäftsführer Mustermann zum vereinbarten Termin. Dieser ist allerdings unschlüssig und lässt sich zu keiner verbindlichen Aussage veranlassen. Das Telefonat endet vage.
4. Nach 14 Tagen senden Sie ihm eine Einladung zum „Probeliegen“ Ihrer äußerst bequemen Schreibtischstühle.
5. Als Sie nach einigen Tagen erneut anrufen, ist Herr Mustermann begeistert von Ihrem Humor und nimmt Ihre Einladung zum „Probeliegen“ gerne an.
6. Zum vereinbarten Termin erscheint er zusammen mit seiner Assistentin. Beide sind begeistert von Ihrem Sortiment und bitten um ein Angebot.
7. Sie versenden das Angebot zeitnah und gewähren als besonderes „Goodie“ zusätzliche Pflegemittel für die Sitzfläche.

Herr Mustermann ist überzeugt und nimmt Ihr Angebot gerne an: Mit 7 Follow-up Aktionen haben Sie erfolgreich einen Neukunden gewonnen. Hätten Sie dagegen nach Schritt 3 bereits aufgegeben, wäre der Abschluss ausgeblieben.

Fazit

Lead-Nurturing und kontinuierliche Follow-up Aktionen erhöhen die Abschlussquote, verkürzen den Verkaufsprozess und steigern die Vertriebsrentabilität. Verkaufschancen werden durch Vertriebsverstärker in mehreren Phasen zur Reife geführt und zu Neukunden gemacht. Wichtig dabei ist, dass jeder Schritt logisch auf dem vorhergehenden aufbaut und für jeden Lead individuell zugeschnitten wird. Nach jeder durchgeführten Maßnahme überlegen Sie sich sofort eine passende Folgemaßnahme (Next Step) und den Zeitpunkt, an dem diese erfolgen soll.

Zum Autor:

Nach über 20 Jahren gesammelter Erfahrung im Aufbau und der Führung von eigenen Unternehmen mit bis zu 1.000 Mitarbeitern sitzt Carsten Micheel-Sprenger jetzt auf der anderen Seite des Schreibtisches. Als Vertriebslotse begleitet er Unternehmen bei der Verbesserung der eigenen Vertriebssystematik und Vertriebseffizienz und entwickelt gemeinsam mit seinen Kunden eine Markt- und Kompetenzführerschaft für das jeweilige Unternehmen. Im Mittelpunkt der Vertriebsstrategie steht dabei die Entwicklung von speziellen Mehrwerten, die dem Kunden ein gutes Gefühl vermitteln.
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Haben Sie sich bereits Gedanken darüber gemacht, weshalb der Vertrieb mancher Unternehmen permanent Neukunden gewinnt, Unternehmen mit einer größeren Vertriebsabteilung aber nicht automatisch erfolgreicher sind? Die Anzahl der Vertriebsmitarbeiter scheint also nur eine eher untergeordnete Rolle für den Vertriebserfolg eines Unternehmens zu spielen. Auch die Qualifikationen der Mitarbeiter sind nicht alleinig ausschlaggebend für eine hohe Abschlussquote: Eine gute und einfühlsame Reaktion auf Kundenbedenken und Kundeneinwände und ein sicheres und sympathisches Auftreten machen nur einen Teil des Vertriebserfolges aus. Viel wichtiger fuür die Vertriebseffizienz eines Unternehmens ist eine stabile und strukturierte Basis in Form einer wiederholbaren Vertriebssystematik. Einfach ausgedrückt bedeutet dies, dass bei allen Kunden der Vertriebsprozess identisch ist. Sie wissen genau, wie Sie im gesamten Akquise-Prozess vorzugehen haben, und wann welcher Vertriebsschritt erfolgen muss.

Was Vertriebsprozesse mit Kochrezepten gemeinsam haben

Ähnlich wie ein leckeres Kochrezept muss ein erfolgreicher Vertriebsprozess reproduzierbar und auf alle Kunden übertragbar sein. So wie ein gutes Gericht nur dann schmeckt, wenn ein Rezept gewährleistet, dass alle wichtigen Zutaten enthalten sind, kann der Vertrieb eines Unternehmens nur dann ein Maximum an Leads erzielen, wenn alle Vertriebsprozesse standardisiert und eindeutig festgelegt sind. Ihre Vertriebseffizienz steht und fällt also mit Ihrer Vertriebssystematik. In der Praxis sieht dies leider oft ganz anders aus. Im Zeitalter von ISO Zertifizierungen und Qualitätsmanagement werden zwar durchaus viele Prozesse systematisiert, aber leider meistens nicht im Vertrieb. Obwohl erst durch einen erfolgreichen Vertrieb die Basis für viele Unternehmensbereiche geschaffen wird, werden definierte Workflows häufig auf die Bereiche Produktion, Logistik und Finanz reduziert.

So erarbeiten Sie eine sinnvolle Vertriebssystematik

Aber wie können Sie als Unternehmer vorgehen, um Ihren Vertriebsprozess durch eine sinnvolle Vertriebssystematik effizienter zu gestalten? Neben einer Vertriebsstrategie, die den Kundennutzen in den Vordergrund stellt und sich dadurch klar vom Wettbewerb differenziert, muss ein wiederholbarer Vertriebsprozess im Unternehmen implementiert werden. Folgende Schritte sind dabei zu berücksichtigen:

Optimales Adressmanagement

Das Herzstück eines jeden Vertriebs sind Adressen, die sofort für Kampagnen oder gezielte Vertriebsaktionen nutzbar sind. Viele Unternehmen haben zwar eine Zielgruppe definiert und für diese entsprechende Adressen ermittelt, allerdings ist die Adressqualität häufig nicht dafür geeignet, erfolgreiche Vertriebskampagnen durchzuführen. Neben der Adressbeschaffung gilt es daher, das Adressmanagement (Datenerfassung, Datenpflege, Datenaktualisierung) zu optimieren. Adressbestände mit mehreren 1000 inaktiven oder nicht nutzbaren Adressen sind durchaus keine Seltenheit. In der Praxis lässt sich immer wieder feststellen, dass ca. 70 % aller gewonnenen Kontakte nicht aktiv bearbeitet werden. Für ein Unternehmen verschenktes Potenzial, denn vielleicht hätte ein kompetenter und erfahrener Vertriebsmitarbeiter genau aus diesen 70 % zwanzig zahlungskräftige Neukunden gewonnen.

Kontinuierliche Kontaktkette

Neben dem Adressmanagement ist der Aufbau einer kontinuierlichen Kontaktkette ein weiterer wichtiger Baustein für die Entwicklung einer Vertriebssystematik. Erste vertriebliche Schritte – beispielsweise eine Messeeinladung – werden zwar häufig unternommen, aber nicht systematisch weiterverfolgt. Natürlich verursacht ein Vertriebsprozess mit allen aufeinander aufbauenden Vertriebsschritten erst einmal Kosten, dennoch lohnt es sich, permanent im Kundenkontakt zu stehen. In der Investitionsgüterindustrie ist es beispielsweise nicht ungewöhnlich, dass ein erfolgreicher Vertriebsprozess sechs bis zwölf Monate dauern kann. In dieser Zeit sind mehrere Vertriebskontakte (Termine, Besprechungen, Workshop-Angebote, etc.) erforderlich. Wenn Sie zusätzlich die anfallenden Reisekosten und 30 Stunden für diese Termine berücksichtigen, so kann der Vertriebsprozess bei einigen Interessenten mit mehreren 1000 € zu Buche schlagen. Damit die so entstandenen Kosten nicht unnötig anfallen, ist es wichtig, dass die Vertriebskontaktkette mit potenziellen Kunden nicht abreißt, denn nur bei einem vollständigen Vertriebsprozess kann aus einem Lead ein Neukunde werden und eine Rendite/ROI erwirtschaftet werden. Falls beispielsweise bereits bei der Angebotserstellung feststeht, dass durch fehlende Vertriebsressourcen nicht zeitnah beim Interessenten nachgefasst werden kann, sollten die Ressourcen anders und gezielter eingesetzt werden.

Aufrechterhaltung von Kontakten nach dem Vertriebsprozess

Wenn ein Interessent trotz kontinuierlicher Kontaktkette nicht zum Kunden wird, lohnt es sich trotz allem, den Kontakt weiterhin aufrecht zu erhalten. Die Basis für eine erfolgreiche Zusammenarbeit haben Sie durch Ihren optimierten Vertriebsprozess bereits gelegt und können sich so mit einfachen Kontaktpunkten immer wieder in Erinnerung bringen. Die Zukunft ist unbestimmt und aus den unterschiedlichsten Gründen kann Ihr Interessent – ein im ersten Moment scheinbar verlorener Lead – auch im Nachgang noch zum Kunden werden. Eventuell liefert Ihr Wettbewerber nicht in der geeigneten Qualität, gerät in Lieferverzug oder in wirtschaftliche Schwierigkeiten, so dass Ihr Interessent gezwungen ist, sich einen neuen Lieferanten zu suchen. Möglicherweise wechselt aber auch der Entscheider, den Sie bereits aus Ihrer Kontaktkette kennen, das Unternehmen und bringt Sie bei einem anderen Unternehmen ins Spiel. Im Vergleich zum Wettbewerb, der entweder im Akquise-Prozess noch ganz am Anfang steht oder seine Kontaktkette mangels fehlender Vertriebssystematik nicht weiter verfolgt hat, sind Ihre Chancen deutlich höher, Ihren Kontakt zum Neukunden zu machen.

Planung und Umsetzung von Vertriebskampagnen

Mit optimierten und aktuellen Adressen und einem klaren Vertriebsprozess haben Sie die Voraussetzung für die erfolgreiche Planung und Umsetzung von Vertriebskampagnen gelegt. Dies können sowohl Kampagnen für die Neukundengewinnung sein oder auch Cross-Selling Kampagnen, um bei Bestandskunden weitere Umsätze zu erzielen. Durch Ihre Vertriebsoptimierung und Ihr Adressmanagement sind Sie nun in der Lage, auch auf unerwartete Ereignisse und plötzliche Marktchancen sofort zu reagieren und entsprechende Vertriebskampagnen zu starten.

Messbarkeit & Erfolgskontrolle durch CRM-Systeme

Um Ihre Vertriebseffizienz nachhaltig zu steigern, ist es entscheidend, dass der Erfolg von Kampagnen und Vertriebssystematik zu jedem Zeitpunkt messbar ist. Nur so stellen Sie sicher, dass Inhalte, Konzepte und Strategien ggf. angepasst und optimiert werden können. Durch ein CRM-System gewährleisten Sie, dass Vertriebsprozesse einheitlich ablaufen und helfen gleichzeitig Ihren Vertriebsmitarbeitern beim notwendigen Selbstmanagement. Auf diese Weise werden kein Angebot, keine Verkaufschance und kein Lead vergessen, sondern nach Ihrem vordefinierten Vertriebsprozess bearbeitet. Außerdem können in modernen CRM-Systemen Workflows hinterlegt werden, die ganze Prozessketten organisieren. Wichtige Kennzahlen für die Vertriebsoptimierung sind die sogenannten Key Performance Indikatoren, kurz als KPIs bezeichnet. Für diese KPIs definieren Sie einen Ist-Wert und einen Soll-Wert, so dass Sie relativ schnell Abweichungen erkennen und gezielte Gegenmaßnahmen einleiten können. Sinnvolle KPI-Kennzahlen sind beispielsweise die Anzahl der Kundenkontakte, die Abschlussquote von Angeboten oder die Anzahl von Kaltakquise-Kontakten in einem von Ihnen definierten Zeitraum: Werte, die klassischer Weise nicht über eine BWA, Kostenrechnung oder Finanzbuchhaltung abzurufen sind. Im Vordergrund steht dabei stets der Ressourceneinsatz, der notwendig ist, um die festgelegten Soll-Werte zu erreichen.

Fazit

Durch eine Vertriebsoptimierung steigern Sie nachhaltig Ihren Vertriebserfolg: Eine sinnvolle Vertriebssystematik, ein optimiertes Adressmanagement und eine kontinuierliche Kontaktkette sind der Schlüssel dazu. Ein perfekter Vertriebsprozess bindet zwar zunächst Zeit und Ressourcen, zahlt sich aber längerfristig auf jeden Fall aus. Die Vertriebseffizienz sollten Sie dabei nie aus dem Auge verlieren. Legen Sie KPIs fest und messen anhand dieser regelmäßig den Erfolg Ihrer Vertriebsmaßnahmen. So können Sie – falls erforderlich – frühzeitig Optimierungsmaßnahmen ergreifen und nach und nach maximale Leads und eine hohe Rendite erzielen.

Zum Autor:

Nach über 20 Jahren gesammelter Erfahrung im Aufbau und der Führung von eigenen Unternehmen mit bis zu 1.000 Mitarbeitern sitzt Carsten Micheel-Sprenger jetzt auf der anderen Seite des Schreibtisches. Als Vertriebslotse begleitet er Unternehmen bei der Verbesserung der eigenen Vertriebssystematik und Vertriebseffizienz und entwickelt gemeinsam mit seinen Kunden eine Markt- und Kompetenzführerschaft für das jeweilige Unternehmen. Im Mittelpunkt der Vertriebsstrategie steht dabei die Entwicklung von speziellen Mehrwerten, die dem Kunden ein gutes Gefühl vermitteln.
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